Khi thực hiện thủ tục tự công bố sản phẩm, nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào việc chuẩn bị phiếu kiểm nghiệm, bản tự công bố hay nhãn sản phẩm mà vô tình bỏ qua những chi tiết tưởng chừng rất nhỏ như cách ký tên và đóng mộc hồ sơ tự công bố. Trên thực tế, đây lại là một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung trước khi được tiếp nhận.
Mặc dù không phải là lỗi phổ biến, nhưng việc ký sai người, đóng sai con dấu hoặc ghi ngày ký chưa phù hợp đều có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ xử lý hồ sơ. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo cách ký tên và đóng mộc hồ sơ tự công bố được chuẩn bị đầy đủ và thống nhất ngay từ đầu.
Trong bài viết này, LiCOS sẽ hướng dẫn chi tiết cách ký tên và đóng mộc hồ sơ tự công bố cập nhật mới nhất 2026, đồng thời chia sẻ những lỗi thường gặp để doanh nghiệp chủ động phòng tránh.
Vì sao cần thực hiện đúng cách ký tên và đóng mộc hồ sơ tự công bố?
Hồ sơ tự công bố là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và lưu trữ thông tin về sản phẩm của doanh nghiệp. Mọi thông tin, chữ ký và con dấu trên hồ sơ đều thể hiện tính xác thực cũng như trách nhiệm pháp lý của tổ chức công bố.
Nếu hồ sơ có sai sót về chữ ký hoặc con dấu, doanh nghiệp có thể phải:
- Chỉnh sửa và nộp lại hồ sơ.
- Kéo dài thời gian hoàn thiện thủ tục.
- Phát sinh thêm chi phí in ấn, ký lại hồ sơ.
- Ảnh hưởng đến kế hoạch đưa sản phẩm ra thị trường.
Do đó, tìm hiểu cách ký tên, đóng mộc hồ sơ tự công bố là bước quan trọng mà mọi doanh nghiệp nên thực hiện trước khi nộp hồ sơ.
Hướng dẫn cách ký tên và đóng mộc hồ sơ tự công bố
Để hồ sơ đảm bảo tính thống nhất, doanh nghiệp nên lưu ý các nội dung dưới đây.
- Ký đúng người có thẩm quyền (Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 155/2018/NĐ-CP)
Người ký trên hồ sơ tự công bố thông thường phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp lệ theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Việc để người không có thẩm quyền ký hồ sơ có thể khiến hồ sơ phải chỉnh sửa hoặc bổ sung.
- Đóng đúng con dấu của doanh nghiệp
Một lỗi khá nhiều doanh nghiệp mới thành lập gặp phải là sử dụng không đúng con dấu.
Ví dụ:
- Công ty thực hiện tự công bố nhưng lại sử dụng con dấu của chi nhánh.
- Hồ sơ của một pháp nhân nhưng lại đóng dấu của pháp nhân khác.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ để bảo đảm con dấu sử dụng thống nhất với thông tin của đơn vị đứng tên trên hồ sơ.
- Không đóng dấu ngược
Đây là lỗi tuy nhỏ nhưng vẫn xuất hiện trong thực tế.
Con dấu cần được đóng ngay ngắn, rõ nét và đúng chiều nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như thuận tiện cho việc kiểm tra hồ sơ.
- Đóng dấu giáp lai đầy đủ
Đối với hồ sơ gồm nhiều trang, doanh nghiệp nên thực hiện đóng dấu giáp lai theo đúng quy định nội bộ và yêu cầu của từng loại hồ sơ nhằm đảm bảo tính liên kết giữa các trang tài liệu.
- Ghi đầy đủ ngày ký hồ sơ
Một lỗi rất thường gặp là quên ghi ngày ký hoặc ghi ngày chưa phù hợp.
Ngày ký trên hồ sơ cần được kiểm tra cẩn thận để bảo đảm tính thống nhất với các tài liệu khác trong bộ hồ sơ.
Đối với sản phẩm nhập khẩu, doanh nghiệp cũng cần lưu ý về thời điểm của các tài liệu như phiếu kiểm nghiệm và bản dịch công chứng để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình xử lý hồ sơ.
Những lỗi thường gặp khi ký tên và đóng mộc hồ sơ tự công bố
Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, một số lỗi thường gặp bao gồm:
- Người ký không phải người đại diện theo pháp luật hoặc không có thẩm quyền.
- Đóng sai con dấu của doanh nghiệp.
- Sử dụng con dấu của chi nhánh thay cho trụ sở chính.
- Con dấu bị đóng ngược hoặc mờ.
- Thiếu dấu giáp lai đối với hồ sơ nhiều trang.
- Quên ghi ngày ký.
- Ngày ký chưa thống nhất với các tài liệu trong hồ sơ.
Những sai sót này tuy không liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm nhưng vẫn có thể làm doanh nghiệp mất thêm thời gian hoàn thiện hồ sơ.
Một số lưu ý để hồ sơ tự công bố được chuẩn bị thuận lợi
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra lại toàn bộ chữ ký và con dấu.
- Đối chiếu thông tin doanh nghiệp trên tất cả tài liệu.
- Kiểm tra ngày ký của từng hồ sơ.
- Rà soát sự thống nhất giữa hồ sơ tự công bố, phiếu kiểm nghiệm và nhãn sản phẩm.
- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu trước khi nộp.
Việc rà soát kỹ từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa việc phải sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp khi ký tên và đóng mộc hồ sơ tự công bố
Người được ủy quyền có được ký hồ sơ tự công bố không?
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể bố trí người được ủy quyền ký hồ sơ nếu việc ủy quyền được thực hiện đúng theo quy định và có căn cứ phù hợp.
Có bắt buộc đóng dấu giáp lai không?
Đối với hồ sơ gồm nhiều trang, doanh nghiệp nên thực hiện đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính liên kết và hạn chế phát sinh yêu cầu bổ sung khi nộp hồ sơ.
Nếu ký sai hoặc đóng sai dấu thì phải làm gì?
Doanh nghiệp nên in ấn và ký, đóng dấu lại trước khi nộp hồ sơ để tránh mất thời gian xử lý hoặc bị yêu cầu bổ sung.
LiCOS – Hỗ trợ hướng dẫn cách ký tên và đóng mộc hồ sơ tự công bố nhanh chóng, đúng quy định
Việc chuẩn bị hồ sơ tự công bố không chỉ đòi hỏi nội dung chính xác mà còn cần đảm bảo cách ký tên, đóng mộc hồ sơ tự công bố đúng quy định để hạn chế các sai sót không đáng có. Chỉ một lỗi nhỏ về chữ ký, con dấu hoặc ngày ký cũng có thể khiến doanh nghiệp phải chỉnh sửa hồ sơ và kéo dài thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn giấy phép thực phẩm, LiCOS hỗ trợ doanh nghiệp:
- Tư vấn và thực hiện hồ sơ tự công bố sản phẩm.
- Kiểm tra, rà soát toàn bộ hồ sơ trước khi nộp.
- Hướng dẫn ký tên, đóng mộc đúng quy định.
- Tư vấn ghi nhãn sản phẩm.
- Hỗ trợ kiểm nghiệm, Health Certificate (HC), Certificate of Free Sale (CFS) và nhiều thủ tục hành chính khác.
📞 Hotline tư vấn: 0393 225 389
Liên hệ LiCOS ngay hôm nay để được hỗ trợ nhanh chóng và tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện thủ tục tự công bố sản phẩm.
